Per la sicurezza e riservatezza dei dati, la facilità d'uso e l'utilizzo in mobilitàAWDoc è ideale per le riunioni di Consiglio e più in generale per la “governance” di un’organizzazione, l’ Audit, la Qualità e tutti gli ambiti che coinvolgono il management in discussioni, riunioni o gestione di documenti riservati.

Ambito di applicazione

AWDoc consente con facilità di svolgere nel complesso tutte le operazioni necessarie a garantire un corretto svolgimento delle attività collegate ad un Consiglio di Amministrazione

Predisporre i documenti per le riunioni di Consiglio

I documenti sono inseriti con un semplice Drag&Drop, e possono avere una data di pubblicazione e di scadenza pre-impostate

Organizzare in modo strutturato i vari punti dell’ordine del giorno

Inserendo le categorie che contengono i documenti oggetto della riunione, si ottiene la pubblicazione automatica di un “Ordine del giorno” che viene generato in tempo reale, garantendo sempre l’allineamento dell’agenda della riunione con i contenuti esistenti

Notificare in modo automatico ai Consiglieri la disponibilità dei documenti

Dalla app vengono schedulati automaticamente gli invii di messaggi di posta elettronica che riportano i documenti all’ordine del giorno, segnalando quelli eventualmente modificati rispetto a precedenti comunicazioni. Viene conservato lo storico delle comunicazioni

Archiviare lo storico delle riunioni

In questo modo si andrà a costituire un archivio storico dei documenti di tutte le riunioni, consultabile solo dagli utenti autorizzati, con funzioni di ricerca a testo libero sui contenuti

Attribuire con semplicità agli utenti ruoli e permessi di consultazione

Per ogni cartella è possibile configurare gli utenti o ruoli che ne hanno accesso, distinguendo il livello di autorizzazione, e stabilendo i diritti di sola lettura o modifica, oltre ad altre caratteristiche di accesso

Annotazioni personalizzate dei documenti PDF

Ogni utente ha la possibilità di annotare i documenti, con funzioni di "post-it", scritte a mano libera, evidenziazioni.

Le annotazioni sono riservate e non modificano il documento originale e sono sincronizzate su tutti i dispostivi dell'utente.

Impostare automaticamente una FILIGRANA personalizzata per ogni lettore

Si può configurare una frase che contenga il nome utente, la sua posizione nella pagina, la grandezza e l'inclinazione del testo, che sarà impresso automaticamente nelle pagine dei documenti PDF distribuiti. La filigrana non modifica il documento originario, al pari delle annotazioni.

Firmare digitalmente, anche da Tablet e  Smartphone i verbali dei Consigli

Si possono inserire LIBRI FIRMA personalizzati, dove i responsabili dei vari settori aziendali possono firmare digitalmente, con pieno valore legale, i documenti contenuti

Tenere traccia delle attività e degli accessi

Tutte le principali azioni che vengono fatte sui documenti condivisi vengono registrate e sono consultabili nella consolle di amministrazione.
E' quindi possibile certificare queste azioni nei confronti di terzi per supportare i processi di “governance”, revocare facilmente o modificare i diritti di accesso.

Condividere i documenti con i soggetti esterni con cui si interagisce

E' possibile differenziare i permessi: ad esempio,  alcuni utenti possono generare una nuova versione, apportare modifiche, o condividere annotazioni per revisione; altri possono solo leggere il contenuto, per un periodo limitato di tempo, ma non possono copiarlo o distribuirlo...e tante altre combinazioni.

Domande frequenti

Come membro del cda, come posso ricevere la documentazione senza incorrere nel rischio di furti di informazioni?

Tutti i documenti sono cifrati all'origine, e sono distribuiti su canali sicuri, vengono decifrati solo al momento dell'apertura sul PC, Tablet o Smartphone utilizzato per la consultazione. Non sono mai memorizzati in chiaro su questi dispositivi. Quindi in caso di smarrimento del dispositivo, non potranno essere aperti. Il PIN di AWDoc è l'unica credenziale che consente l'accesso e se mantenuta riservata garantisce che nessuno possa accedere al contenuto dei documenti, nemmeno accedendo al dispositivo in modo fraudolento.

Come avviene la convocazione di un CDA ?

Viene creata la cartella del CDA e tutte le sottocartelle che rappresentano i punti in discussione.

Ad ogni sottocartella può essere associata una descrizione che introduce l'argomento. In ogni sottocartella vengono inseriti i documenti da esaminare. Ad ogni documento può essere inserito un commento che riassume l'argomento. Una volta completata la struttura questa viene automaticamente trasformata in un "ordine del giorno" che viene reso disponibile sul client AWDoc. In aggiunta tramite la funzione di NOTIFICA può essere inviata una mail contenente l'elenco dei documenti e delle informazioni inserite a tutti i destinatari (ovvero gli utenti che hanno diritto di lettura sulla cartella CDA, automaticamente individuati).

Per leggere i documenti in via preliminare e prendere appunti per la riunione devo stamparli ?

Non è necessario stampare i documenti. AWDoc mette a disposizione un visualizzatore PDF che consente comodamente la lettura, gestisce segnalibri, e permette di prendere appunti sulle pagine dei documenti visualizzati.

Le annotazioni non modificano il docuemnto originario e sono personali, ovvero saranno visibili solo all'utente che le inserisce. Saranno inoltre automaticamnete sincronizzate su tutti i client dell'utente.

Per condividere le annotazioni (ad esempio con la segreteria per far apporre delle modifiche) è disponibile una funzione di invio via mail del docuemnto con le annotazioni integrate.

Il Relatore di una riunione di che funzioni dispone ? Può evitare di mostrare i documenti in videoconferenza ?

Gestire una riunione da remoto con AWDoc è possibile anche senza un sistema di videoconferenza, associando la visualizzazione dei docuemnti ad una comune audioconferenza, ormai disponibile su qualsiasi sistema e normalmente gestita anche dai centralini aziendali.

Il Relatore apre una sessione "meeting" e tutti i partecipanti che si collegano vedranno automaticamente il documento aperto dal Relatore, che potrà sfogliare le pagine in modo sincrono per tutti i partecipanti, indipendentemente dal tipo di dispositivo che utilizzano (PC, Tablet, Smartphone). Il Relatore può evidenziare delle aree della pagina mostrata e passare il controllo ad un altro Relatore.

Posso invitare alla riunione un consulente esterno all'organizzazione ?

Certo, basta attivarlo e inviargli le credenziali di accesso. Potrà accedere ai documenti a cui sarà abilitato, che potranno essere impostati per una visualizzazione ristretta ad un range temporale predefinito. 

Ho smarrito o mi è stato sottratto il Tablet con un documento aperto e visualizzato su AWDoc. E' una compromissione delle sicurezza ?

NO, dopo un certo tempo di inattività su una pagina aperta o se l'app AWDoc viene ridotta a icona, viene rinnovata la richiesta del PIN di accesso. I documenti non aperti e disponibili off-line sul dispositivo sono cifrati e anche in caso di manomissione del dispositivo da parte di hacker saranno illeggibili.

Un Utente non Amministratore può inserire documenti in AWDoc ?

L'amministratore del dominio ha la facoltà di abilitare gli utenti all'upload di documenti. La funzione è disponibile sui client PC e MAC e da interfaccia WEB.

L'utente accede con le sue credenziali, seleziona la categoria logica in cui vuole inserire uno o più documenti contemporaneamente ed effettua l'invio.

Le categorie sono selezionabili dall'utente esclusivamente tra quelle a lui visibili e sulle quali sono stati attribuiti i diritti di upload.

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