Per la sicurezza e riservatezza dei dati, la facilità d'uso e l'utilizzo in mobilità, AWDoc è ideale per le riunioni di Consiglio e più in generale per la “governance” di un’organizzazione, l’ Audit, la Qualità e tutti gli ambiti che coinvolgono il management in discussioni, riunioni o gestione di documenti riservati.
Ambito di applicazione
AWDoc consente con facilità di svolgere nel complesso tutte le operazioni necessarie a garantire un corretto svolgimento delle attività collegate ad un Consiglio di Amministrazione
Predisporre i documenti per le riunioni di Consiglio
I documenti sono inseriti con un semplice Drag&Drop, e possono avere una data di pubblicazione e di scadenza pre-impostate
Organizzare in modo strutturato i vari punti dell’ordine del giorno
Inserendo le categorie che contengono i documenti oggetto della riunione, si ottiene la pubblicazione automatica di un “Ordine del giorno” che viene generato in tempo reale, garantendo sempre l’allineamento dell’agenda della riunione con i contenuti esistenti
Notificare in modo automatico ai Consiglieri la disponibilità dei documenti
Dalla app vengono schedulati automaticamente gli invii di messaggi di posta elettronica che riportano i documenti all’ordine del giorno, segnalando quelli eventualmente modificati rispetto a precedenti comunicazioni. Viene conservato lo storico delle comunicazioni
Archiviare lo storico delle riunioni
In questo modo si andrà a costituire un archivio storico dei documenti di tutte le riunioni, consultabile solo dagli utenti autorizzati, con funzioni di ricerca a testo libero sui contenuti
Attribuire con semplicità agli utenti ruoli e permessi di consultazione
Per ogni cartella è possibile configurare gli utenti o ruoli che ne hanno accesso, distinguendo il livello di autorizzazione, e stabilendo i diritti di sola lettura o modifica, oltre ad altre caratteristiche di accesso
Annotazioni personalizzate dei documenti PDF
Ogni utente ha la possibilità di annotare i documenti, con funzioni di "post-it", scritte a mano libera, evidenziazioni.
Le annotazioni sono riservate e non modificano il documento originale e sono sincronizzate su tutti i dispostivi dell'utente.
Impostare automaticamente una FILIGRANA personalizzata per ogni lettore
Si può configurare una frase che contenga il nome utente, la sua posizione nella pagina, la grandezza e l'inclinazione del testo, che sarà impresso automaticamente nelle pagine dei documenti PDF distribuiti. La filigrana non modifica il documento originario, al pari delle annotazioni.
Firmare digitalmente, anche da Tablet e Smartphone i verbali dei Consigli
Si possono inserire LIBRI FIRMA personalizzati, dove i responsabili dei vari settori aziendali possono firmare digitalmente, con pieno valore legale, i documenti contenuti
Tenere traccia delle attività e degli accessi
Tutte le principali azioni che vengono fatte sui documenti condivisi vengono registrate e sono consultabili nella consolle di amministrazione.
E' quindi possibile certificare queste azioni nei confronti di terzi per supportare i processi di “governance”, revocare facilmente o modificare i diritti di accesso.
Condividere i documenti con i soggetti esterni con cui si interagisce
E' possibile differenziare i permessi: ad esempio, alcuni utenti possono generare una nuova versione, apportare modifiche, o condividere annotazioni per revisione; altri possono solo leggere il contenuto, per un periodo limitato di tempo, ma non possono copiarlo o distribuirlo...e tante altre combinazioni.