LA POSTA ELETTRONICA COME STRUMENTO DI WORKFLOW

Organizza cataloga condividi
documenti aziendali

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Con l'azienda delocalizzata AWDoc, con il suo plug-in AWMail, consente di impostare semplici  flussi di lavoro tramite la posta elettronica

Con AWMail Plug-IN tutti gli allegati delle e-mail  inviate ad una Casella Postale o ad un opportuno Alias previamente definito vengono automaticamente archiviati in  una apposita cartella di AWDoc, il corpo della eMail viene trasformato in PDF con layer testuale, adatto ad essere indicizzato da AWDoc e soggetto quindi a ricerche a testo libero, al pari di tutti i documenti contenuti. Il corpo delle eMail, in PDF, è subito disponibile per altre elaborazioni o per la creazione di fascicoli.

Questo permette di  ottimizzare il processo  di inoltro e archiviazione dei documenti  che possono essere consultati,  approvati,  firmati ed inoltrati  secondo uno schema di workflow  direttamente realizzato all’interno di AWDoc

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Catalogazione automatica delle caselle postali

Un altro utile utilizzo di AWMail è la catalogazione automatica delle caselle postali (anche solo di una porzione di esse individuata tramite una specifica cartella).

Da una sola postazione di lavoro (AWDoc-Organizer) sarà quindi possibile  esaminare il contenuto della posta di tutte le caselle aziendali sottoposte ad archiviazione.

I documenti allegati alle varie eMail saranno estratti ed archiviati opportunamente in funzione delle regole impostate.

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AWMail archivia anche le PEC ?

SI. L'archiviazione delle PEC viene effettuata al pari delle normali caselle postali. In aggiunta è anche possibile attivare il SERVIZIO DI CONSERVAZIONE A NORMA delle PEC, che garantisce la validità della PEC nel caso di utilizzo legale, per il periodo di 10 anni previsto dalla normativa.

Non tutti sanno che non è sufficiente la memorizzazione delle PEC su file, dato che senza il processo di archiviazione sostitutiva, le PEC esibite dopo lo scadenza dei certificati elettronici in esse contenuti (mediamente 3 anni) perdono la validità legale.

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Come avviene il WORKFLOW ?

E' sufficiente effettuare un'analisi preliminare dei flussi documentali che si vogliono gestire. Per ognuno di essi è possibile definire una casella di posta (o un ALIAS di una casella esistente) a cui debbono essere inviati i documenti di una certa tipologia (ES. il protocollo aziendale, oppure i contratti, le offerte, ecc...), che identifica una CATEGORIA DI ARCHIVIAZIONE.

Ogni CATEGORIA viene resa visibile ai destinatari dei documenti, che dovranno prenderne visione e/o elaborarli ulteriormente. 

E' così possibile attivare con semplicità processi di approvazione, firma digitale, conservazione, ecc...).

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Workflow "custom"

E' possibile definire dei processi custom, realizzati tramite l'integrazione di specifici "plug-in" mediante i quali i vari soggetti interessati al processo riceveranno notifiche per svolgere le operazioni previste, in conseguenza delle quali eventuali altre operazioni saranno richieste ad altri soggetti, fino a completamento del processo.

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